Asesoramiento y gestión en el área laboral

• No tienes que haber estado dado de alta como autónomo los últimos 2 años. Desde enero de 2018, sólo tienes que haber estado 2 años de baja en el RETA desde la última fecha de actividad por cuenta propia, o 3 años si anteriormente solicitaste la bonificación.
• Tampoco puedes ser administrador de una sociedad. Ya que si eres autónomo societario pagarás una cuantía superior a los 350€ y no te podrás acoger a la tarifa plana. En concreto desde los 357€ a los 364,23€ mensuales.
• No debes ser autónomo colaborador. Los autónomos colaboradores familiares tampoco pueden acceder a la tarifa plana.
• Tampoco puedes acceder si tienes pluriactividad. Si eres autónomo y trabajador por cuenta ajena y eliges beneficiarte de la bonificación correspondiente a aquellos que cotizan en ambos regímenes de la Seguridad Social, tampoco podrás acceder a la tarifa plana. Pero si tienes derecho a ambas, podrás elegir la que prefieras, y en la mayoría de los casos la más recomendable es la tarifa plana.
• No debes tener ninguna deuda pendiente con la Seguridad Social o Hacienda.

Antes de abordar todos los trámites legales para la constitución de la empresa es necesario realizar un análisis de viabilidad real, y una planificación detallada de la actividad a desarrollar a corto, medio y largo plazo, estudiando el mercado y la posible competencia, los recursos financieros propios o las formas de consecución de financiación ajena, las alternativas en condiciones adversas tanto internas, como de mercado u otras causas, la capacidad de reacción frente a los riesgos, las estrategias de crecimiento, y un sinfín de datos que deben reflejarse en una memoria previa, a la que se denomina genéricamente Plan de Empresa.

Pasos de los tramites legales.
1. Elección de la forma jurídica. Depende de tres factores: responsabilidad, número de socios y capital social. A continuación las formas jurídicas que se reconocen en España y encontrar la que mejor se adapta a las características de tu nuevo negocio:

• Autónomo o empresario individual, sin capital mínimo, en ésta opción el socio se responsabiliza con todo su patrimonio personal.
• Emprendedores de responsabilidad limitada, no se exige capital mínimo, con responsabilidad ilimitada con algunas excepciones.
• Comunidad de bienes, Sociedad civil, Sociedad colectiva, Sociedad comanditaria simple, están formadas por un mínimo de dos socios, y sin capital mínimo legal, y los socios responden con su propio patrimonio personal.
• Sociedad de responsabilidad limitada, formada por un solo socio con capital mínimo de 3.000 euros, el capital aportado en la sociedad cubre la responsabilidad frente a terceros.
• Sociedad Limitada de formación sucesiva, integrada por un socio, sin capital mínimo y con responsabilidad por el capital aportado.
• Sociedad anónima, con un socio mínimo, y un capital inicial de 60.000 euros, y responsabilidad limitada al capital aportado.
• Sociedad comanditaria por acciones, requiere un mínimo de dos socios y 60.000 euros de aportación inicial, con responsabilidad sobre el capital aportado.
• Sociedad de responsabilidad limitada laboral, para un mínimo de dos socios y un capital de 3.000 euros, con responsabilidad sobre el capital aportado.
• Sociedad anónima laboral, para un mínimo de dos socios pero con capital de 60.000 euros y responsabilidad sobre lo aportado.
• Sociedad cooperativa de primer grado, y Sociedad cooperativa de trabajo asociado, para un mínimo de tres socios, el capital mínimo se fija en estatutos y la responsabilidad se limita al capital aportado.
• Sociedades profesionales, pueden estar formada por un solo socio y responsabilidad limitada al capital aportado en la sociedad.
• Sociedad agraria de transformación, formada por un mínimo de tres socios, sin capital mínimo, en la que los socios responden con todo su patrimonio personal.
• Agrupación de interés económico, está formada al menos por dos miembros, sin capital mínimo, y respondiendo por responsabilidad con los bienes personales.

2. Certificación negativa
Se obtiene en el Registro Mercantil y acredita la exclusividad de la sociedad, confirmando que no existe otra sociedad con el mismo nombre. En el caso de que el nombre de la sociedad ya esté registrado tendrás que buscar otro. Puede hacerse físicamente en el registro o a través de su web. Normalmente das 3 posibles nombres.

3. Depósito del capital social
Antes de crear la sociedad es necesario depositar en un banco el capital social que se exige al tipo de sociedad. Algunas no requieren ningún capital social inicial pero otras necesitan un mínimo que puede ir desde 3.000 euros hasta más de 120.000.

4. Creación de la sociedad
Con la certificación negativa del nombre, el resguardo del depósito en cuenta de la sociedad, y la redacción de estatutos, más los datos de identificación de socios, domicilio social, objeto de la actividad entre otros datos, deberás acudir a la notaría. El notario te entregará copias de las escrituras de constitución de una empresa, y del poder necesario para acreditar al administrador, o administradores de la sociedad.

5. Solicitud del NIF
En la Agencia Tributaria te darán primero un Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional presentando el modelo 036, la copia de la escritura de constitución y la copia de los estatutos. Después tienes un plazo de 6 meses para conseguir el número definitivo presentando la escritura.

6. Inscripción en el Registro Mercantil
Se realiza en las oficinas del registro mercantil de la provincia donde esta domiciliada la empresa y es un trámite necesario para obtener la plena competencia jurídica.

7. Alta en el IAE
Es el Impuesto sobre Actividades Económicas. Se da de alta en las oficinas de la Agencia Tributaria, y se debe hacer bajo el epígrafe de la actividad empresarial elegida.

8. Legalizar los libros de sociedades.
Cada año se tendrán que legalizar el libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio), el libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM), y el libro registro de socios, acciones nominativas y de contratos.

9. Registrar marcas y patentes.
Para proteger tu marca y patentes deberás acudir a la Oficina Española de Patentes y Marcas para registrar los signos distintivos de tu empresa (nombre, logo, patentes…)

10. Comunicar apertura
En el caso de tener trabajadores tendrás que comunicar la apertura del centro de trabajo a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y conseguir un libro de visitas para las inspecciones. También se recomienda obtener un certificado electrónico para poder firmar documentación electrónicamente y agilizar procesos.

• Registro Mercantil Central: Certificación negativa del nombre de la sociedad
• Agencia Tributaria (AEAT): Número de identificación fiscal
• Notario: Escritura pública.
  La escritura de constitución de la sociedad deberá ser otorgada por todos los socios fundadores, sean personas físicas o jurídicas, quienes habrán de asumir la totalidad de las participaciones sociales. Deberá contener necesariamente:
  
  • La identidad del socio o socios.
  • La voluntad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada.
  • Las aportaciones que cada socio realice y la numeración de las participaciones asignadas en pago.
  • La determinación del modo concreto en que inicialmente se organice la administración, en caso de que los estatutos prevean diferentes alternativas.
  • La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y de la representación social.
  • Se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los socios juzguen convenientemente establecer, siempre que no se opongan a las leyes reguladoras.
  • Los estatutos de la sociedad, en los que se hará constar, al menos:
    • La denominación de la sociedad.
    • El objeto social, determinando las actividades que lo integran.
    • El domicilio social.
    • El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa y, si fueran desiguales, los derechos que cada una atribuya a los socios y la cuantía o la extensión de éstos.
    • El modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
    • El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.

La escritura de constitución deberá presentarse a inscripción en el Registro Mercantil Provincial.

• • • Consejerías de Hacienda de las CC.AA: Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
    • Registro Mercantil Provincial: Inscripción de la empresa en el Registro.

Todos estos tramites se pueden hacer presencial y telemáticamente

Sí. Se debe de presentar entre el 1 de enero y el 31 de marzo del año siguiente mediante el modelo informativo 720.

Están obligados a presentar la declaración las personas físicas y jurídicas residentes en territorio español. Siempre que superen los 50.000 € en cuentas en entidades de crédito, valores, fondos, seguros, rentas y bienes y derechos sobre bienes inmuebles.

En caso de incumplimiento de la obligación de informar, las sanciones son cuantiosas:

• Multa de 5.000 euros por cada dato o conjunto de datos que hubiera debido incluirse en la declaración o hubieran sido aportados de forma incompleta, inexacta o falsa, con un mínimo de 10.000 euros.
• Multa de 100 euros por cada dato o conjunto de datos, con un mínimo de 1.500, cuando la declaración haya sido presentada fuera de plazo sin requerimiento previo de la Administración Tributaria.

Si no se presenta el modelo 720 y Hacienda descubre los bienes no declarados situados en el extranjero, además de la multa anterior:

• Para los titulares, personas físicas, la tenencia del bien o derecho en el extranjero no declarado, tendrá la consideración de ganancia de patrimonio no justificada, que se integrará en la base liquidable general de su renta, del ejercicio más antiguo entre los no prescritos susceptible de regularización.
• Para las personas jurídicas tendrá la consideración de una renta no declarada, que se imputará al Impuesto sobre Sociedades del periodo impositivo más antiguo de entre los no prescritos susceptible de regularización.
• En los supuestos de ganancias patrimoniales no justificadas se establece una sanción específica del 150% de la cuota íntegra (de Renta o Impuesto sobre Sociedades) correspondiente a la mencionada ganancia de patrimonio no justificada.

A nivel fiscal, se deberá conservar durante cuatro años. Si existen pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, durante el año en curso y los diez anteriores.

Las facturas de bienes de inversión, se deben guardar como mínimo hasta 5 años después de su baja en la empresa (por venta, obsolescencia, etc.).

A nivel mercantil, la documentación contable se deberá conservar durante 6 años.

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

• Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
• Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.
• Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

Hacienda es muy estricta con el cumplimiento de estos requisitos con el fin de evitar el fraude fiscal, es por ello que el autónomo ha de demostrar que el gasto que quiere deducirse está ligado con su actividad, lo que en algunos casos puede ser problemático, especialmente cuando el autónomo desarrolla su actividad en su propia vivienda.

Ejemplos de gastos:

• Consumos de explotación. Mercaderías, materias primas, auxiliares, materiales de oficina, embalajes, envases, etc.
• Sueldos y salarios.
• Seguridad Social a cargo de la empresa. También incluye la cuota de autónomo.
• Otros gastos del personal. Incluye los gastos de formación, indemnizaciones, seguros de accidentes, obsequios a los trabajadores (la cesta de Naviedad, por ejemplo), planes de pensiones o de previsión social.
• Arrendamientos y cánones. Alquileres, leasing, etc.
• Reparaciones y conservación. Solo lo relativo a reparación y conservación de material existente (no incluye ampliaciones, por ejemplo).
• Servicios de profesionales independientes. Se refiere a los honorarios de profesionales como abogados, notarios, consultores, etc.
• Otros servicios exteriores. Se refiere a la contratación de otros servicios externos que no se incluyen en la categoría anterior: servicios bancarios, transporte, relaciones públicas, publicidad, marketing, etc.
• Tributos fiscalmente deducibles. Incluye el IBI o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
• Gastos financieros. Salvo los que se deriven del uso de capital propio.
• Amortizaciones y provisiones.
• Incentivos al mecenazgo. Incluye convenios de colaboración en actividades de interés general y los gastos que se deriven de dicha actividad.
• Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
• Seguros de enfermedad.
• Pérdidas por insolvencias de deudores.
• Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, desde enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.