En la mayoría de las actividades es frecuente el tener que realizar pequeños gastos ocasionales ya sean por desplazamientos en los que necesitas pagar medios de transporte, parkings, manutención etc…
Por un lado, recomendamos llevar un buen control de registro de todos ellos mediante algún método con el que anotes la fecha de este, el motivo, el importe y que siempre apoyes esta información con algún tipo de justificante que demuestre lo anotado.
Por ejemplo, si realizas una reparación, una visita a un cliente o cualquier otra acción, lo mejor es disponer de un albarán o parte de trabajo rellenado y firmado y sellado por el cliente. Cuantos más datos detalles en el mismo mejor. Datos como el lugar, fecha y la tarea realizada.
Utiliza siempre una tarjeta bancaria para realizar el pago de tus gastos en desplazamiento ya que te identificará de forma inequívoca como titular de la operación.
Además de ello ni que decir tiene debes de conservar tiques, albaranes y recibos de la operación por si es necesario contrastar la necesidad del gasto.
Te recomendamos que realices todos los pagos con una tarjeta bancaria que solo utilices para los movimientos del negocio.
Por ejemplo, si pagas un taxi con efectivo y tan solo recoges un tique donde consta la fecha, el número de identificación del taxista y su firma puede cuestionarse si realmente fuiste tu la persona que utilizó el servicio.
Sin embargo, si el pago lo realizas mediante una tarjeta bancaria la operación quedará asociada a tu nombre dado que este está asociado a esa tarjeta.
Si además eres autónomo y posees una tarjeta personal y utilizas una sola cuenta bancaría, como mínimo es recomendable que dispongas de dos tarjetas y una la utilices exclusivamente para los pagos relacionados con tu negocio.
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Recuerda:
Siempre que sea posible paga con tarjeta de crédito, que esté asociada a una cuenta en la que sólo registres tus gastos profesionales.
Pide siempre la factura, aunque sea simplificada. Si te es imposible obtener una factura, conserva el tique.
Lleva un registro detallado que relacione los tiques o facturas con la tarea realizada y con el documento de entrega del producto o servicio que hayas realizado.