Contabilidad para el programa de digitalización empresarial: el kit digital
El programa de digitalización empresarial, conocido como kit digital, representa una oportunidad crucial para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajadores autónomos. Este programa, respaldado por una parte de los fondos next generation de la unión europea, ofrece ayudas que pueden alcanzar hasta 12.000 euros.
Ayudas para la adopción de soluciones digitales
Lo fundamental del kit digital es que proporciona asistencia financiera para la adopción de soluciones digitales ofrecidas por expertos en digitalización. Estas soluciones son diversas y se encuentran en un amplio catálogo. Es importante destacar que esta ayuda no es reembolsable y, en consecuencia, debe registrarse de manera adecuada en la contabilidad.
Contabilidad de las subvenciones no reintegrables
Desde el punto de vista contable, las subvenciones no reintegrables otorgadas por terceros, diferentes de los socios o propietarios, deben registrarse inicialmente como ingresos imputados al patrimonio neto. Luego, se reconocen como ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias de manera sistemática y correlacionada con los gastos relacionados con la subvención. Esto está en línea con la norma de registro y valoración 18ª del plan general de contabilidad para pequeñas y medianas empresas.
Registro contable y uso del bono kit digital
El asiento contable inicial corresponde a la recepción del bono del kit digital. Al cierre del ejercicio, se realizará otro asiento para reflejar su impacto en los resultados financieros.
Un aspecto interesante de esta ayuda es que los beneficiarios no recibirán directamente el monto del bono kit digital. En su lugar, se reducirá el costo de las soluciones digitales contratadas, cediendo el derecho de cobro de la subvención a los expertos en digitalización. Esto puede ser total o parcial, dependiendo del monto aprobado y el precio de la solución.
Contabilización de soluciones digitales subvencionadas
En cuanto a la contabilización de las soluciones digitales subvencionadas, si se trata de servicios registrados como gastos del ejercicio, la subvención se imputará como ingresos en el mismo ejercicio en el que se devenguen los gastos subvencionados. Si se adquiere un activo fijo, la subvención se distribuirá como ingresos a lo largo del tiempo de amortización de ese activo.
Responsabilidades y requisitos de los beneficiarios
Es importante mencionar que los beneficiarios tienen la responsabilidad de registrar detalladamente todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada en su contabilidad. Además, deben cumplir con los requisitos contables y legales aplicables, mantener los registros y documentos durante al menos cuatro años después de justificar la ayuda.
Ejemplo práctico: uso del bono kit digital por pyme sl
Para ilustrar esto, consideremos el caso de pyme sl, una empresa con menos de 10 empleados que obtiene un bono kit digital de 6.000 euros. Esta empresa utiliza la subvención para crear una tienda web por 2.400 euros y un servicio de creación de un plan de comunicación y redes sociales por 1.500 euros y finalmente un adquisición e instalación de un módulo de facturación electrónica por 3.000 euros (todos estos importes sin incluir el iva). Cada contratación tiene un límite de subvención de 2.000 euros.
EJEMPLO DE CONTABILIZACIÓN. SEGMENTO II – (Empresa 3 – 9 trabajadores / ayuda de 6.000 €)
Concesión de la ayuda
| 6.000,00€ | (4708) | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | a | Subvenciones Oficiales de capital | (130) | 6.000,00€ |
2. Contabilización de las facturas recibidas
Una empresa ha contratado con un acreedor que es agente digitalizador (o con varios), tres acuerdos de acciones subvencionables distintos, y ha recibido 3 facturas individuales. Por orden de fechas:
- Tienda de comercio electrónico. 2.400 € (IVA no incluido). Importe subvencionable 2.000€. Se contabiliza por el 100% del proyecto
| 2.400,00€ | (206-1) | Aplicaciones Informáticas (Kit Digital) | ||||
| 504,00€ | (472) | Hacienda Pública, IVA soportado | a | Acreedores Diversos | (410) | 2.904,00€ |
Creando una cuenta 206 diferenciada para el Kit Digital
- Creación de un plan de comunicación en redes sociales y un año de publicaciones y seguimiento de resultados po 1.500 € (Iva no incluido). El importe subvencionable es de hasta 2500 €.
| 1.500,00€ | (627-1) | Publicidad, propaganda y relaciones públicas (Kit Digital) | ||||
| 315,00€ | (472) | Hacienda Pública, IVA soportado | a | Acreedores Diversos | (410) | 1.815,00€ |
Creando una cuenta 627 diferenciada para el Kit Digital
- Adquisición de un módulo de facturación electrónica para el programa de facturación que ya tenía. 3.500 € (Iva no incluido). Importe subvencionable 2.000€ pero se contabiliza por el 100%.
| 3.000,00€ | (206-1) | Aplicaciones Informáticas (Kit Digital) | ||||
| 630,00€ | (472) | Hacienda Pública, IVA soportado | a | Acreedores Diversos | (410) | 3.630,00€ |
(Creando una cuenta 206 diferenciada para el Kit Digital o utilizando la anterior)
3. Contabilización del pago (por factura)
Ejemplo 1
* Se paga directamente al acreedor el IVA de la factura de la tienda web y 400 €, que es el importe que excede de la subvención de esta solución digitalizadora. Los 2.000 € subvencionables los cobrará el Acreedor directamente
| 2.904,00€ | (410) | Acreedores Diversos | a | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | (4708) | 2.000,00€ |
| a | Bancos | (572) | 904,00€ |
Ejemplo 2
* Como el importe total de la base imponible es inferior al máximo subvencionable, se paga directamente al acreedor el IVA de la factura del servicio. El resto lo cobra el Acreedor directamente.
| 1.815,00€ | (410) | Acreedores Diversos | a | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | (4708) | 1.500,00€ |
| a | Bancos | (572) | 315,00€ |
Ejemplo 3
* Se paga directamente al acreedor el IVA de la factura del módulo de facturación electrónica y 1.000€, como en el ejemplo 1, que es la diferencia hasta 2.000 € (límite de la subvención para este producto).
| 3.630,00€ | (410) | Acreedores Diversos | a | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | (4708) | 2.000,00€ |
| a | Bancos | (572) | 1.630,00€ |
Quedarían 500 € por usar de la subvención concedida de 6.000 €, que si no se contrata otra solución antes de los 6 meses, se perderá.
4. Al final del ejercicio, imputación de la subvención al resultado del ejercicio
Previamente se tendrá que haber asentado la amortización de los elementos amortizables.
| 2.300,00€ | (130) | Subvenciones Oficiales de capital | a | Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio | (746) | 2.300,00€ |
La cifra de 2.300 € se compone de lo siguiente:
- Amortización de la tienda web. Se estiman 5 años. 2.000 : 5 = 400 € (el límite subvencionable era 2.000 €)
- Plan de Redes sociales. 1.500 €
- Amortización del módulo de facturación electrónica. Se estiman 5 años. 2.000 : 5 = 400 € (el límite subvencionable era 2.000 €)
400 + 1.500 + 400 = 2.300 €
5. Si pasados 6 meses, no se ha utilizado toda la subvención o no se ha contratado a tiempo las soluciones, se pierde el derecho
| 500,00 € | (130) | Subvenciones Oficiales de capital | a | Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas | (4708) | 500,00€ |
La cifra de 500 € se compone de lo siguiente:
6.000 € importe total concedido, menos:
- 2.000 € subvencionables de la tienda web, aunque el importe era de 2.400 €.
- 1.500 € subvencionables del plan de Redes sociales. En este caso es el 100% de la factura.
- 2.000 € subvencionables del módulo de facturación electrónica, aunque la factura era de 3.000 €.
Saldo = 500 €
6.- Saldo de la cuenta 130. Subvenciones oficiales de capital y 4708 Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas ,
Al final del ejercicio, el importe de la cuenta 130 quedaría con un saldo de 3.200 €
| Debe | Haber | |
| Subvención concedida | 6.000,00€ | |
| Ingresos reconocidos en el ejercicio | 2.300,00€ | |
| Subvención no usada | 500,00€ | |
| 2.800,00€ | 6.000,00€ | |
| Saldo | 3.200,00€ |
Correspondiendo este saldo de 3.200 € pendiente a la suma de los 1.600 € pendientes de amortizar del proyecto de la tienda web y los 1.600 también pendientes de del módulo de facturación electrónica. Previstos ambos a 4 años restantes.
Y finalmente veamos como dejar a 0,00 € el saldo de la 4708.
| Debe | Haber | |
| Subvención concedida | 6.000,00€ | 6.000,00€ |
| Subvención concedida tienda web | 2.000,00€ | |
| Subvención concedida redes sociales | 1.500,00€ | |
| Subvención concedida facturación electrónica | 2.000,00€ | |
| Subvención no usada | 500,00€ | |
| 6.000,00€ | 6.000,00€ | |
| Saldo | 0,00€ |
Y, en lo que respecta a las facturas que tiene emitir el agente digitalizador, la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras. establece en el artículo 22, puntos 3 y 4, cómo debe ser:
3. El Agente Digitalizador emitirá al beneficiario una única factura por el importe total de la solución de digitalización contratada asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. La factura reflejará la reducción en el importe a abonar por el beneficiario, con respecto a la cuantía de la subvención concedida asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización, cuyo derecho de cobro queda expresamente cedido al Agente Digitalizador Adherido en la formalización de dicho Acuerdo.
4. La factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido deberá cumplir los siguientes requisitos para ser admitida en la justificación de la ayuda, sin perjuicio de los que se establezca en cada convocatoria:
a) Indicación del número de referencia del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
a) Indicación del número de referencia del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
b) Indicación expresa de la solución de digitalización adoptada y el periodo de la prestación de la misma,
c) Indicación expresa de la cuantía correspondiente a la subvención concedida al amparo del Programa Kit Digital y que figura en el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
d) Indicación expresa de que ha sido financiado a través de «Financiado por el Programa Kit Digital. Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de EspañaNext Generation EU».
Conclusión
En resumen, el kit digital es una iniciativa clave para impulsar la transformación digital de las pymes y autónomos, respaldada por fondos europeos. Su gestión contable debe ser precisa y estar en línea con las regulaciones aplicables, garantizando una correcta utilización de los recursos disponibles pero la contabilización de las ayudas del Bono Kit Digital requiere un enfoque cuidadoso para asegurarse de que se cumplan las regulaciones contables y se refleje de manera precisa y adecuada el impacto financiero de estas subvenciones en el resultado del ejercicio.